Cuando realizamos la presentación en el foro de presentación inicial, donde teníamos que comentar acerca de qué pretendíamos lograr con la Maestría en Administración de Proyectos que recién iniciábamos, mi perspectiva desde un principio era poder comprender con un criterio más amplio y fundamentado, las mejores prácticas en materia de Administración de Proyectos, para aprender cómo podría aplicarlas para mejorar el trabajo que realizo en la Auditoría de Tecnologías de la Información.
Tenía algún conocimiento en esta materia, adquirido en algunos cursos que previamente había cursado, sin embargo, la escuela principal muchas veces se vuelve el trabajo mismo y de ahí la importancia de no quedarnos con lo que “creemos que es” sino con las mejores prácticas, en este caso, propuestas por el PMBOK.
Por la naturaleza de mi trabajo, no formo parte de los proyectos en su administración puramente, sino más bien entro a evaluarlos desde el punto de vista técnico, abarcando los procesos de administración de las tecnologías de información, los proyectos estratégicos y los sistemas informáticos en desarrollo y operación, así como de sus equipos e instalaciones físicas, de todas las unidades que conforman la Institución.
Como muchos me comentan en tono jocoso, casi nadie quiere a los auditores, y talvez es porque el trabajo de Auditoría se ha vendido como el del típico policía regañón que únicamente señala lo incorrecto y solamente realiza criticas destructivas, cuando debería de ser visto como un aliado en los proyectos, un consultor, una guía, una persona que con criterio fundamentado contribuya a mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos públicos, además de coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables de adoptar acciones correctivas.
En mi caso, lo aprendido hasta el momento en el curso me ha servido para comprender muchos elementos que talvez antes los visualizaba únicamente desde la perspectiva de auditora y no desde la perspectiva de la administración de proyectos y de las implicaciones que ésta puede tener desde otras aristas.
Uno de estos elementos es la importancia que tiene la Planificación para diseñar y mantener un esquema de trabajo para cumplir con las necesidades que dieron origen a un proyecto, ya que es muy frecuente que los proyectos fracasen por esta razón, porque no se les invierte la duración y la calidad necesaria en esta etapa, por ahorrar costos y economizar tiempo y muchas veces esto perjudica la ejecución de los proyectos y el éxito de los mismos.
Un error que cometemos muy frecuentemente como ente fiscalizador, es tener presencia en un proyecto hasta el proceso de Control, donde evaluamos que se garantice el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Monitoreamos, medimos y recomendamos corregir situaciones incorrectas hasta esta etapa y no desde la Iniciación o Planificación misma del proyecto, cuando se pueden detectar situaciones para que estas no se materialicen o se corrijan desde el inicio, es decir no actuamos de forma preventiva/detectiva sino correctiva. Esto depende mucho del grado de madurez que tenga nuestra organización, según comentaba la profesora, por lo que es un aspecto importante para considerar y valorar a la hora de evaluar los proyectos.
Además, la importancia de la comunicación es fundamental, sobretodo en mi caso lo veo desde el punto de vista de mantener informados a los stakeholders de un proyecto, que como Auditoría, muchas veces formamos parte de este grupo de interesados, además que las expectativas de los interesados se gestionan mejor al haber una buena comunicación. He vivido el caso de los sindicatos que como stakeholders tienen una influencia muy grande en la institución y muchas veces la falta de comunicación ha influido para cosas negativas.
Otro stakeholder que muy frecuentemente evaluamos es la figura del Patrocinador, persona que normalmente se involucra al inicio del proyecto más sin embargo no provee la dirección estratégica al Gerente del Proyecto ni lo apoya. A raíz de este curso comprendí que el Patrocinador tiene la autoridad e influencia para superar conflictos y barreras institucionales y que sin su apoyo, el Director de Proyectos tiene un trabajo más complejo, caso que muchas veces he visto en los proyectos.
Una oportunidad de mejora que comprendí a raíz del curso recibido es la de propiciar en la organización donde laboramos estructuras que faciliten y apoyen la cultura de administración de proyectos. Al ser la institución donde laboro tan grande, con tantos proyectos tanto de Telecomunicaciones como de Electricidad, es fundamental contar con una estructura matricial donde, además de las operaciones diarias que maneja la empresa, paralelamente se gestionen proyectos.
El concepto de Administrador de Proyectos y las habilidades clave que éste debe tener para guiar un proyecto, me parecieron fundamentales para alcanzar los objetivos del mismo, así como el hecho de saber que podemos potenciar estas habilidades entre los miembros del equipo de proyecto. Particularmente me parece que se necesitan mas AP con Liderazgo ya que es común ver que poseen el conocimiento y están preparados y capacitados, pero si no tiene la habilidad de integrar un equipo en un esfuerzo conjunto en pro de la obtención de los objetivos del proyecto, inspirando y motivando a su gente es mucho mas difícil alcanzar el resultado esperado.
Así también, la PMO institucional está constituida para llevar el control de la cartera de proyectos y para guiar y asesorar en materia de administración de proyectos al resto de la institución. Sin embargo, es importante que a nivel de nuestro trabajo como Auditoría, supervisemos la PMO de forma tal que garanticemos que efectivamente están llevando a cabo sus funciones y responsabilidades correctamente, ya que todos los proyectos se basan en las disposiciones que dicha oficina emite.
Como conclusión general puedo decir que los proyectos y la forma en como se ejecutan han cambiado radicalmente y que tan importante es entregar un proyecto en tiempo, costo y alcance como en calidad, logrando que el cliente quede satisfecho con el objetivo alcanzado. La Administración Profesional
Les dejo finalmente un enlace a un documento pdf que mediante algunas imágenes con humor nos muestran la realidad muchas veces de nuestros proyectos y de nuestras organizaciones…un poco de humor que nos pone a pensar…!
