Cuando realizamos la presentación en el foro de presentación inicial, donde teníamos que comentar acerca de qué pretendíamos lograr con la Maestría en Administración de Proyectos que recién iniciábamos, mi perspectiva desde un principio era poder comprender con un criterio más amplio y fundamentado, las mejores prácticas en materia de Administración de Proyectos, para aprender cómo podría aplicarlas para mejorar el trabajo que realizo en la Auditoría de Tecnologías de la Información.
Tenía algún conocimiento en esta materia, adquirido en algunos cursos que previamente había cursado, sin embargo, la escuela principal muchas veces se vuelve el trabajo mismo y de ahí la importancia de no quedarnos con lo que “creemos que es” sino con las mejores prácticas, en este caso, propuestas por el PMBOK.
Por la naturaleza de mi trabajo, no formo parte de los proyectos en su administración puramente, sino más bien entro a evaluarlos desde el punto de vista técnico, abarcando los procesos de administración de las tecnologías de información, los proyectos estratégicos y los sistemas informáticos en desarrollo y operación, así como de sus equipos e instalaciones físicas, de todas las unidades que conforman la Institución.
Como muchos me comentan en tono jocoso, casi nadie quiere a los auditores, y talvez es porque el trabajo de Auditoría se ha vendido como el del típico policía regañón que únicamente señala lo incorrecto y solamente realiza criticas destructivas, cuando debería de ser visto como un aliado en los proyectos, un consultor, una guía, una persona que con criterio fundamentado contribuya a mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos públicos, además de coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables de adoptar acciones correctivas.
En mi caso, lo aprendido hasta el momento en el curso me ha servido para comprender muchos elementos que talvez antes los visualizaba únicamente desde la perspectiva de auditora y no desde la perspectiva de la administración de proyectos y de las implicaciones que ésta puede tener desde otras aristas.
Uno de estos elementos es la importancia que tiene la Planificación para diseñar y mantener un esquema de trabajo para cumplir con las necesidades que dieron origen a un proyecto, ya que es muy frecuente que los proyectos fracasen por esta razón, porque no se les invierte la duración y la calidad necesaria en esta etapa, por ahorrar costos y economizar tiempo y muchas veces esto perjudica la ejecución de los proyectos y el éxito de los mismos.
Un error que cometemos muy frecuentemente como ente fiscalizador, es tener presencia en un proyecto hasta el proceso de Control, donde evaluamos que se garantice el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Monitoreamos, medimos y recomendamos corregir situaciones incorrectas hasta esta etapa y no desde la Iniciación o Planificación misma del proyecto, cuando se pueden detectar situaciones para que estas no se materialicen o se corrijan desde el inicio, es decir no actuamos de forma preventiva/detectiva sino correctiva. Esto depende mucho del grado de madurez que tenga nuestra organización, según comentaba la profesora, por lo que es un aspecto importante para considerar y valorar a la hora de evaluar los proyectos.
Además, la importancia de la comunicación es fundamental, sobretodo en mi caso lo veo desde el punto de vista de mantener informados a los stakeholders de un proyecto, que como Auditoría, muchas veces formamos parte de este grupo de interesados, además que las expectativas de los interesados se gestionan mejor al haber una buena comunicación. He vivido el caso de los sindicatos que como stakeholders tienen una influencia muy grande en la institución y muchas veces la falta de comunicación ha influido para cosas negativas.
Otro stakeholder que muy frecuentemente evaluamos es la figura del Patrocinador, persona que normalmente se involucra al inicio del proyecto más sin embargo no provee la dirección estratégica al Gerente del Proyecto ni lo apoya. A raíz de este curso comprendí que el Patrocinador tiene la autoridad e influencia para superar conflictos y barreras institucionales y que sin su apoyo, el Director de Proyectos tiene un trabajo más complejo, caso que muchas veces he visto en los proyectos.
Una oportunidad de mejora que comprendí a raíz del curso recibido es la de propiciar en la organización donde laboramos estructuras que faciliten y apoyen la cultura de administración de proyectos. Al ser la institución donde laboro tan grande, con tantos proyectos tanto de Telecomunicaciones como de Electricidad, es fundamental contar con una estructura matricial donde, además de las operaciones diarias que maneja la empresa, paralelamente se gestionen proyectos.
El concepto de Administrador de Proyectos y las habilidades clave que éste debe tener para guiar un proyecto, me parecieron fundamentales para alcanzar los objetivos del mismo, así como el hecho de saber que podemos potenciar estas habilidades entre los miembros del equipo de proyecto. Particularmente me parece que se necesitan mas AP con Liderazgo ya que es común ver que poseen el conocimiento y están preparados y capacitados, pero si no tiene la habilidad de integrar un equipo en un esfuerzo conjunto en pro de la obtención de los objetivos del proyecto, inspirando y motivando a su gente es mucho mas difícil alcanzar el resultado esperado.
Así también, la PMO institucional está constituida para llevar el control de la cartera de proyectos y para guiar y asesorar en materia de administración de proyectos al resto de la institución. Sin embargo, es importante que a nivel de nuestro trabajo como Auditoría, supervisemos la PMO de forma tal que garanticemos que efectivamente están llevando a cabo sus funciones y responsabilidades correctamente, ya que todos los proyectos se basan en las disposiciones que dicha oficina emite.
Como conclusión general puedo decir que los proyectos y la forma en como se ejecutan han cambiado radicalmente y que tan importante es entregar un proyecto en tiempo, costo y alcance como en calidad, logrando que el cliente quede satisfecho con el objetivo alcanzado. La Administración Profesional
Les dejo finalmente un enlace a un documento pdf que mediante algunas imágenes con humor nos muestran la realidad muchas veces de nuestros proyectos y de nuestras organizaciones…un poco de humor que nos pone a pensar…!
Buenos días Carolina de tu ensayo me parece muy rescatable como a pesar de que no laboras dentro de los proyectos como tal, nació en ti la necesidad de aprender más con el fin de entender mejor a la gente que auditas.
ResponderEliminarPara los que si trabajamos directamente dentro de los proyectos es muy frustrante ver como gente que nos audita o controla desconoce completamente del tema y esto desemboca en solicitudes casi imposibles de cumplir y en momentos en donde el tiempo es súper importante.
Me pareció rescatable la importancia que le das a la integración que debe haber con todos los involucrados, como bien mencionas este curso nos ha ayudado a entender cosas que creíamos saber pero al final después de una cansada pero interesante clase de Martes a las 10 de la noche nos damos cuenta de que no es así.
Importante para todos poder sacar provecho a ese famoso Anexo G y explotar al máximo esas habilidades interpersonales que vendrán a constituir un factor determinante para nosotros como Administradores de proyectos.
Y por ultimo tratemos de eliminar esa improvisación en la que caemos por el vicio del día a día con el uso de la Administración PROFESIONAL de proyectos como acertadamente nos participa Carolina.
Saludos
Carolina, como comenté en el foro de esta semana haciendo referencia a un material sobre auditoria de proyectos, es innegable el soporte que estas pueden realizar en nuestros proyectos.
ResponderEliminarSon vistos como policías o fisgones y no como lo que realmente son los auditores, entes que contribuyen al control en los pasos de desarrollo del proyecto.
Si aunado a esto incluimos las auditorias como activos de proceso y analizamos sus resultados como parte de las métricas de control del proceso, no cabe duda que interpretaremos mejor su valor y ganaremos en experiencia.
Las auditorías deben ser, necesariamente, parte de nuestras lecciones aprendidas como pasos que se hicieron correctamente y otras áreas que debemos manejar en nuestra gestión de AP's.
Carolina, muy interesante el siguiente punto: "..Como muchos me comentan en tono jocoso, casi nadie quiere a los auditores, y talvez es porque el trabajo de Auditoría se ha vendido como el del típico policía regañón que únicamente señala lo incorrecto y solamente realiza criticas destructivas, cuando debería de ser visto como un aliado en los proyectos, un consultor, una guía, una persona que con criterio fundamentado contribuya a mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos públicos, además de coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables de adoptar acciones correctivas...."
ResponderEliminarCreo y como gerente de TI que todos los años me hacen auditorías, la auditoría es una excelente herramienta y aliada a un departamento o proyecto para minimizar los riesgos.
Creo que poco a poco debemos de ir cambiando la idea de la auditoría como el policía regañon a un aliado que nos puede ayudar a corregir a tiempo nuestros errores!
Saludos
Creo que aunque la auditoría es "mal vista" comúnmente, su connotación responde a la experiencia de muchos en que la auditoría es un método para detectar “oportunidades de mejora” de manera que si un integrante del equipo no cumple con sus funciones, el despido de dicho integrante es de beneficio para la empresa y el proyecto. Por lo que es normalmente temida la palabra, y viene con su carga de experiencia pasada.
ResponderEliminarPor otro lado, la auditoria como factor de seguimiento y control en las empresas, para cerciorarse de que se estén cumpliendo con los objetivos de los proyectos y que estos sigan acorde a la planificación estratégica de la empresa, es indispensable tanto en trabajos de operación como en proyectos. Ya que sin la misma, la empresa no cuenta con indicadores de progreso y éxito de sus objetivos, misión y visión.
Para el término “Auditoría”, me gusta la definición de Williams P. Leonard: "Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales". En proyectos, esto se identifica bastante con el Grupo de Procesos de “Seguimiento y Control” al cual se le llama también “Monitoreo y Control” que vendría a tener la misma finalidad que una auditoría aplicada a un proyecto, enfocada al cumplimiento de los objetivos de la triada y calidad definidos en el inicio y planificación del mismo.
Buenas tardes Carolina efectivamente la posición de un auditor es vista muchas veces como regañon y no de esa persona que puede dar un gran aporte, pero así como todos hemos cambiado la perspectiva de lo que es un proyecto también esta en usted generar como líder de proyecto las competencias para cambiar esa visión de los auditores y concuerdo en que más bien son un insumo importantísimo para el desempeño de un proyecto. De la misma forma concuerdo en que todos debemos aportar a que en nuestras instituciones se creen oficinas de administración de proyectos pero principalmente crear esa cultura que apenas crece en el país, no solo en el sector publico sino también en el sector privado.
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