El PMI define en el PMBOK a un equipo virtual como “un grupo de personas con un objetivo común, que cumplen sus determinados roles pasando poco o nada de tiempo en reuniones cara a cara.” El dilema entorno a los equipos virtuales en los proyectos, radica en cómo hace el equipo para funcionar correctamente, cumpliendo los objetivos con un director de proyectos que se encuentra a la distancia y al que quizás sólo se conoce a través del teléfono, correo, videoconferencia y en algunos casos hasta en otro idioma. En este contexto, los medios de comunicación adquieren una mayor importancia, así como también la frecuencia y tipo de reuniones. El teletrabajo pasa a ser una opción a considerar.
La formación de equipos en un entorno tradicional de proyectos es el resultado de compartir cara a cara experiencias e interacciones informales. En los equipos virtuales, esto no sucede a menudo, lo que puede traer como consecuencia falta de confianza entre los miembros del equipo así como limitaciones en la transferencia de conocimiento.
Es por esto, que los desafíos del Director del Proyecto con un equipo de teletrabajo pueden estar básicamente enfocados en:
La comunicación, incluso en su forma más básica, tiene el potencial de ser más complicada en entornos virtuales de trabajo. Si en un equipo presencial este factor es vital, dentro de uno virtual lo es más, por lo que no hay que desaprovechar oportunidad alguna para establecer este proceso, sobre todo recordando los objetivos que tiene cada fase del proyecto, así como el objetivo global. Se vuelve imprescindible una definición clara de los roles y responsabilidades, ya que los escenarios deben estar bien definidos y alineados con respecto a los objetivos perseguidos.
La tecnología, la existencia de equipos virtuales no sería posible sin tecnología. Hay que considerar el adiestramiento en el uso de las nuevas tecnologías para aquellos miembros que estén menos familiarizados con estas herramientas pero resulten valiosos por sus competencias específicas o su experiencia en algún área del conocimiento determinada. Concretamente, el líder del equipo virtual debe tener la capacidad para compensar las debilidades tecnológicas de los miembros del equipo, y adecuar las tareas dependiendo de sus competencias.
La coordinación, referida a la forma como se armoniza la planificación, la organización, la ejecución y el control de las tareas del equipo. Poseer herramientas que contribuyan a la colaboración, realización de reuniones de trabajo, difusión de información, obviamente comunicación y visibilidad sobre el equipo.
La delegación y el seguimiento, a las actividades que realiza cada miembro del equipo virtual de proyecto, siendo escrupuloso con las reuniones de seguimiento, incluso estableciendo reuniones individuales periódicas con cada miembro del equipo.
Compartir toda la información del proyecto, atacando cualquier asomo de reserva o celo que pueda existir sobre ésta, tomando en cuenta que debe estar disponible todo el tiempo a través de las plataformas seleccionadas para este fin.
Además, algunas de las características con las que debe contar el líder de un equipo virtual son las siguientes: actitud positiva hacia el teletrabajo y hacia la tecnología en general, buen comunicador, flexible, poco jerárquico, inteligencia emocional, voluntad de capacitación continua, capacidad de escucha, capacidad para resolver problemas.
A pesar de la complejidad, los equipos virtuales brindan muchas ventajas, y es precisamente porque se están convirtiendo en algo más común de lo que creemos. Cuando formamos parte de un equipo virtual, tenemos la oportunidad única de aumentar nuestra experiencia de trabajo al interactuar con diferentes culturas, de participar en el desarrollo de soluciones creativas en un ambiente donde se cuentan con diferentes puntos de vista, y de hacer uso de nuestra experiencia a lo largo de diferentes zonas geográficas.
Conclusiones:
· Los equipos virtuales de trabajo, se ofrecen hoy día como valiosas herramientas, a la hora de ejecutar proyectos.
· Cuando se administra de manera adecuada, los equipos virtuales tienen un enorme potencial para aumentar eficiencia y acortar los cronogramas.
· Las habilidades relacionadas con el manejo de proyectos, resolución de conflictos (de personalidad y de la cultura) y la comunicación interpersonal son claves para el éxito de cualquier colaboración.
· No basta comprar lo último en software de comunicaciones o manejo de proyectos para lograr la colaboración eficaz en un equipo virtual.
· El líder y el equipo del proyecto tiene que enfrentarse al reto de las relaciones interpersonales y la colaboración en equipo.
· Es importante que todos entienden perfectamente bien sus roles y responsabilidades.
· Una comunicación fluida entre los miembros del equipo global es fundamental para la coordinación del proyecto.
Recomendaciones:
· Es importante que el Director de Proyectos mantenga viva la idea original del equipo, de seguimiento al cumplimiento de roles y plazos, así como que fomente la participación y el debate de ideas.
· Organizar de vez en cuando conferencias telefónicas con grupos pequeños para aclararlas cosas sobre la marcha, especialmente importante cuando los miembros del equipo están dispersos geográficamente.
· Ejecutar actividades de capacitación, de desarrollo de destrezas específicas y de promoción de dinámicas favorecedoras de una identidad grupal virtual.
· Seleccionar los medios de comunicación y tecnologías de información más adecuados en cuanto a costos, flexibilidad y facilidad de uso.
· Identificar las necesidades de adiestramiento requeridas para el uso de las tecnologías.
· Asegurarse de que cada una de las personas tenga objetivos personales complementarios y comparta el objetivo principal del equipo.
· Tratar los problemas de algunos participantes individuales en una comunicación uno a uno, evitando copiar los mensajes al resto del equipo.
· Tener muy en cuenta los perfiles de los individuos al seleccionar los miembros de un equipo virtual.
